تقاضانامه شروع روند تشکیل پرونده ساختمان باید توسط مالک یا وکیل قانونی وی انجام شود. در متن وکالتنامه، حتماً باید قید شود که وکیل می‌تواند به شهرداری مراجعه کند و پروانه به نام مالک بگیرد.